〇〇さん
こんにちは、ナカジです。
『相手の心に響くような手紙の内容や書き方。』
勤務医の40代男性のご要望にお応えします。
手紙の書き方で悩まれてる方じつは結構多いです。
以前、スパルタ文章塾というのを
プレジデントウーマンさんの誌面でさせてもらいました。
その際、企画に参加してくださった女性の方々、
主に秘書をされてる方が多かったですね。
やっぱり仕事柄、社長さんや役員さんの手紙やメールを書くことが多いようで、
「同じような言葉や文章になってしまう。それをどうにかしたい」
そんな悩みを抱えておられました。
手紙を書くのもメールを書くのも僕は基本的に同じだと思っています。
読む相手は「誰か」＝「Who」
こちらの伝えたい想いは「何か」＝「What」
その想いを相手に「どう」伝えるか＝「How」
まず、手紙を送る相手であるWhoを徹底的に考えてみてください。
勤務医の方なら、
相手が患者さんなのか？
同僚なのか？
上司なのか？
取引先なのか？
そして、相手の立場だけでなく、
相手の方がどういった人であるか、
ここもわかる範囲で徹底的に考えてください。
男性なのか、女性なのか？
10代なのか、40代なのか？
性格は？
ふだんの表情は？
好きな音楽は？
病状は？
なんでこんなことを考えなければいけないかというと、
「文章とは読む人のために書く」
という基本を人はすぐに忘れてしまうからです。
文章というのは「相手への書く好意」です。
相手を徹底的に想わずに心に響く文章なんて絶対に書けません。
つぎに、伝えたい想いが「何か」の
Whatをはっきりさせることです。
なんとなく書き出すから、
なんとなくの文章になってしまいます。
仕事のお礼なのか？
会議のお礼なのか？
ゴルフのお礼なのか？
そもそもお礼ではなく謝罪なのか？
いやそれとも感謝なのか？
いやいや懇願なのか？
何を伝えたいのかが明確にはっきりとしてないと、
読む人も「この人いったい何が言いたいんだろう？」
と困惑してしまいます。
心に響くどころではなくなりますよね。
最後にようやくHOWのどう伝えるか？にたどり着けます。
これじつは今日一番のポイントなんですけど、
いきなりHOWを考えるから、
余計に何を書いていいのかわからなくなるんですね。
だから、最後にHOW。
手順を間違うと、HOWが出てきません。
ここめっちゃ重要です。伝わってますかね。
で、このHOWの書き方について、
関係性が最も大事です。
初対面？
1度会っただけ？
何度も会っている？
によって書き方は変わってきます。
技術的なことをメルマガで書くと長くなりすぎますし、
文章技術は一朝一夕で身につくものでもありません。
なので、ここでは技術を無視して
最速最短でできるズボラライティングスキルを教えます。
それは、
手紙を送りたい相手に『話しかけるように書く』
書くのが苦手な人は書く＝「文章を執筆する」
とガチガチに考えて突然身体が硬直します。
身体が固まると思考も停止しますから、イメージがわいてこなくなり、
連動するように、書く手も動かなくなります。
なので、目の前に手紙の相手がいると思って、
目の前の相手に話しかけるように書いてみてください。
この下書きは口語体で構わないです。
書き終えてから、その口語体を手紙風に校正していく。
あんまりバラしたくないですが、この方法は超簡単でお勧めです。
ゼロから文章を生み出す考案というのは
文章の基礎知識やある程度の経験値がないとすんごく難しいです。
でも、すでにある文章の校正であれば、
誤字脱字をチェックしたり、体裁を整えるだけでいい（ちょっと語弊がありますけど）
考案ほどの知識や技術がなくてもできます。（できるはずです。できなかったらゴメンなさい・・・）
なので、文章を生み出す最初の下書きを
いかに簡単に書くかがポイントになってきます。
それを解決するのが相手に話すように口語体で書くという方法です。
しかも口語体はやわらかく相手も読みやすいので、
心に響きやすいです。
ということで、今日のまとめとしては、
WHO、WHAT、HOWをイメージしてから、
口語体で書く。
そして、手紙の体裁になるよう校正する。
メルマガ上なのであくまで簡易な方法をお伝えしています。
心に響く手紙を書くスタート地点に立てた、
それぐらいの心持でお願いします。
もう少し詳しく知りたい方は、
本にも書いてますので、一度手に取ってみてください。
仕事でどうしても必要で、本気で手紙の書き方を知りたい方は、
僕に相談してください。
さて、今日もみなさんの気づきやきっかけになれたとしたら、
僕も書いていて良かったなと思えます。
それでは、また。
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