---------------------------------------------------------------------------
皆さまの１日を５％元気にするビジネス系メルマガ『カレッジサプリ』
---------------------------------------------------------------------------
令和５年２月２２日(第3287号）


生産性を高める「仕事の仕組み化」のポイント


株式会社カレッジ　紀藤康行
---------------------------------------------------------------------------

【メルマガ「カレッジサプリ」
  ぜひお友達にも教えてあげてください（ご登録はこちら↓↓）】
　https://www.courage-sapuri.jp/

------------------------------------------------------------------------------------


◎本メールマガジン（カレッジサプリ）は、

　外資系教育会社を経て、
　人材開発・組織開発の会社を経営する著者が、

　世界の名著や理論、体験談を元にした
　「人生にちょっと役立つ考え方」を通じて、

　------------------------------------------------
　皆さまの１日を５％元気にする
　------------------------------------------------

　ことを目的とし、3200日以上にわたって毎日お届けしている、
　500社3000名以上が購読するビジネスメルマガです。

　熟読するも読み流すも、ご自由な形でご活用下さい。

　★紀藤康行プロフィール   https://www.courage-sapuri.jp/profile/

 --------------------------------------------------------------------------

（本日のお話　2783字／読了時間4分）


■おはようございます。紀藤です。

昨日は、２件のアポイント。
また夜は大学時代からの付き合いの
先輩経営者と会食でした。

＊

さて、本日のお話です。

今週実施する「生産性向上研修」なるものがありますが、
その中の参考情報を集める上で


”仕事の「仕組み化」”


について改めて調べたり、
整理をしておりました。


今日はその中での学びについて、
皆様にご共有させていただければと思います。

それでは、早速まいりましょう！

タイトルは



【生産性を高める「仕事の仕組み化」のポイント】



それでは、どうぞ。



■きっと、このメルマガをお読み頂いている
皆様の多くは

「知的労働者」

と呼ばれる方かと思います。


個別のパソコンを持ち、
それぞれが自分の頭で働きます。

そして、それぞれの
「やり方」で仕事を行っているかと思います。

ここでいう「やり方」とは

・時間管理の方法
・メールの返信のルール
・パワーポイントの作り方
・ミーティングの進め方
・資料の整理の仕方

などなどの、

”やることは大まかに決まっているが
　細かい進め方・やり方は本人に任せられている”
　
ものです。



■これらのものは
「ブラックボックス」です。

他者から
パソコンの中身をチェックされたり
時間管理の仕方を細かく指導されることは
あまり、ありません。

それは本人のやりやすさや
他のルールとのバランスもあり、
明確な答えがあるわけではないからです。

ゆえに、本人の中で完結され
周りから見えず、また指摘されることもない、

となりがちです。



■その結果、

・様々なことを
　上手に仕組み化・効率化し
　生産性高くに働いている人
　
も生まれれば、

・仕組み化・効率化の方法がわからず
　ファイルを探し続けたり、
　同じ作業で何度も躓いたり
　メールを返すことにひたすら時間を使っている人
　
も生まれて、

そこに大きな「生産性の差」が
生まれているのが
実態であろうと思われます。



■たまにオンライン会議などで
パソコン画面の共有をされるとき、

”デスクトップが
　フォルダやファイルで
　ものすごく散らかっている人”
　
をみたり、

「あれ、あのファイルどこいったかな・・・」

とひたすら探している人をみると
これは普段からこうなのかも、、、

と思えることもあるかと思います。



■、、と自分のことを
棚に上げて語っていますが、

かくいう私も数年前、
外資系コンサル会社で働いている聡明な友人の前で
何気なくパソコンを開く機会がありました。

その時に友人が

「うわっ・・・
　その整理の仕方はないっしょ。
　
　10秒以内に必要な資料を見つける
　ことができないとアウトだよ」
　
と言われ、その際に
友人から指導を受けました。

そして、

・フォルダの整理の仕方
（名前のルール、フォルダの分け方のルール）

などを教えてもらい、
たったそれだけですが、

仕事がものすごく
効率化されたのでした。


その後も、

・パワーポイントの作成ルール

なども決めたり、様々なことを
仕組み化することで日常業務は
だいぶ極小化されたように思います。



■では、実際に、
どのようなポイントを抑えれば

”日常業務を効率化し
　生産性を高めることができる”
　
のでしょうか？


そのポイントについて書籍、

『最少の時間と労力で最大の成果を出す 「仕組み」仕事術』
（著／泉正人）
https://amzn.asia/d/eu5eptU

にて、いくつか書かれていましたので
内容を引用させていただきつつ
ご紹介できればと思います。


（ここから）
～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～
＜「仕事の仕組みづくり」のためのポイント＞

■考え方の前提：

・目の前の仕事に手一杯になっていては、
　自己投資の時間もできず、将来の成長は難しい。

・しかし日常業務に追われて時間がないことが多い。

・そのため、まず「仕組み」を作り
　日常業務（作業系の仕事）を徹底的に効率化し、
　可処分時間を増やすことが重要である。
　
・仕組みをつくるポイントは
　「意志の力」「記憶力」に頼らないで
　自動的にできるルールを作ること。

　（※考えたり記憶すると疲れるので、
　　そこにエネルギーを使わない）
　　　
＊＊＊

■「日常作業を徹底的に仕事を効率化」すべし

：一度行った作業を改めて思い出したり、
　確認する無駄を省くための方法。
　チェックシートとマニュアル作成がポイント。


○(お勧めアクション１）チェックシートをつくる

・日常業務でいつもやる行動を
　思い出したり考えなくてよくするために
　「チェックシート」としてリスト化する。
　
（例：社内提出書類のチェックシート
　　　月末作業のチェックシート
　　　掃除のチェックシート
　　　朝出社したときに行うチェックシート
　　　出張準備チェックシート）
　　　

○（お勧めアクション２）マニュアルをつくる

・ミーティングや部下との1on1、
　半期面談、お客様との商談の流れなど
　「うまくいく流れ」について、言語化し、
　マニュアル化することで再現性を高める。
　
（例：ミーティング議事進行表
　　　半期の目標設定面談の流れ
　　　お客様との商談のヒアリングリストなど）

＊＊＊

■「あらゆるタスクを一元管理」すべし

：資料を探すときに、どこにあるのかわからない・・・
　となると、探したり確かめる時間がかかります。
　時間や手間はコストであり、無駄であるため
　それを極小化します。


○（お勧めアクション３）データはクラウド化で一元管理する

・STEP１：デスクトップＰＣ、ノートＰＣ、スマートフォンなど情報をとにかく集約する
　　（例：全てのデバイスにおいて
　　　　メール＝　Gメール
　　　　スケジュール＝　Googleカレンダー
　　　　フォルダ＝　Dropox（Google Drive)　など統一し集約する）

・STEP２：「そこに何でも放り込む」こと。
　　（そこにある、とわかれば頭で記憶しなくてすむ）
　　
・STEP３：フォルダは細かく分けすぎない
　　（細かすぎると、どこに何を入れるか迷ってしまう）
　
・STEP４：「フォルダ名にルール」をつくる。
　　（フォルダは大雑把でよいが、フォルダ名は細かくルールを作る。
　　　そうすることで、検索性が高まり、一覧もみやすくなる）
　　（例：230222_研修スライド_生産性向上研修_○○株式会社_ver1.2 など）

・STEP５：「その他」「old」フォルダをつくる
　　（分類わけがしやすいように、その他フォルダをつくる
　　　また古いものと新しいものがまざらないように「old」フォルダをつくる）
　　

※参考：『最少の時間と労力で最大の成果を出す 「仕組み」仕事術』（著／泉正人）
　　　　を引用、一部著者にて編集・追加
　
～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～
（ここまで）

とのこと。



■おそらく、

「こんなの当たり前だよね」

と思われる方、すでにやっている人も
たくさんいると思います。

ただ、こうしたテクニックを知らず
探すことや確認することに
ものすごく時間がかかっている人もまた、
たくさんいると思います。


些細な工夫ではありますが、

こうしたことを知ることで
日常業務が効率化され、
脳のエネルギーを浪費せずに済みます。


その分、より創造的なことや
自己投資にも時間を使うことが
できるようにもなるはず。



私自身も
まだまだ仕組み化できていないことがあるなあ、
と書籍を見ながら思ったので、

このあたりに時間を使っていきたいと
改めて思った次第です。

最後までお読み頂き、ありがとうございました。
本日も皆さまにとって、素晴らしい１日となりますように。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
＜本日の名言＞

長い議論も短い議論も目指す目的は同じだということを、
よく理解すべきである。

エピクロス
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

【編集後記】
キャリアコンサルタント試験まであと11日。

生産性、仕組みづくりはその時は面倒くさくても
後から非常に楽になりますね。
定期的な改善を自分もしていきたいと思いました。

【メルマガのご感想について】
メルマガのご感想は、このメールに直接ご返信いただければ紀藤にのみ届きます。
どんなことでも、お気軽にご連絡くださいませ。
皆さまのメッセージが励みになります！

■□━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━□■
　メルマガ「カレッジサプリ」公式サイト　https://www.courage-sapuri.jp/
　★バックナンバーはこちらから読めます★　 https://www.courage-sapuri.jp/backnumber/
■□━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━□■

【メルマガ登録・解除について】
※メールアドレスの変更について
　⇒「現在のメールアドレスの配信停止」→「新アドレスでの登録」にて
　　　ご対応お願い申し上げます。
※メルマガのご登録はこちらから
　⇒　https://1lejend.com/stepmail/kd.php?no=HSfoIRnMfw
※メルマガの配信停止はこちらから
　⇒　https://1lejend.com/stepmail/delf.php?no=HSfoIRnMfw