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＜本日のお話＞ 平成３０年４月２６日 (第1533号）
生産性アップの大前提は、”「作業時間」と「所要時間」は違う”と、認識すること
フランクリン・コヴィー・ジャパン紀藤
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◎本メールマガジン（未来習慣）は、
フランクリン・コヴィーで働く著者が、
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皆さまの１日を５％元気にする
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ことを目的とし、1500日以上にわたって毎日お届けしている、
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熟読するも読み流すも、自由な形でご活用下さい。
★紀藤康行プロフィール
https://www.future-habits.jp/profile/
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（本日のお話 2050文字／読了時間2分）
■おはようございます。紀藤です。
昨日は2件のアポイント。
ならびに、プロジェクトマネジメントに関する、
フランクリン・コヴィーの新しい研修の勉強会でした。
（手前味噌ながら、ものすごくいいプログラムです。
私自身が、マスターしたいと思う内容でした。
また、改めてご案内をいたしますので、乞うご期待！です）
また、夜は、
「ストレングス・ファインダー（強み分析）」
https://www.gallupstrengthscenter.com/home/ja-jp/index?gclid=CjwKCAjwzoDXBRBbEiwAGZRIeN1nOpHA_D_vcTXu2pqLQtY6kZIEEzoCebjfdXyyLPGL8EU4QfZzfRoCev4QAvD_BwE
についての、ミニセミナーを実施。
世界で１,800万人が受けている
自己分析のツールですが、まだまだ
その”活用の仕方”が知られていないようです。
改めて、自らが
”好きで得意なこと”
を知り、活用することは、
働く上でも、長い人生を生きていく上でも、
とても大事なことだなぁ、と思った次第。
＊
さて、本日の話です。
昨日の、プロジェクトマネジメントにかかわる
新しい研修の説明会にて、
はっとさせられることがありました。
本日は、その話について皆様にご共有させていただくとともに
気づきを伝えできればと思います。
タイトルは、
【生産性アップの大前提は、”「作業時間」と「所要時間」は違う”と、認識すること】。
それでは、どうぞ。
■しばしば、
やってしまいがちなミスがあります。
それが、
『できる事を、多く見積もってしまう』
ということ。
別に、これは能力がないとか、
自惚れ等ではなく、心理学的な話。
人は、つい
”自分の能力を高く見積もる”
という傾向があるそうです。
ですから、ついつい
「今日はあれと、これと、これもやろう！」とか
「今日中に、 〇〇を片付けてしまおう」とか
「〇〇は３０分くらいで終えられるだろう」
などと、”できること”を多めに見積もってしまう。
でもそれは実際は錯覚なので、
そして結果、夕方になり、
あれも、これも、それも残ったまま。
タスクリストが、一向に消えていない、、、
というような現象が、
悲しきかな、起こってしまうようです。
（私もよーくわかります。
やる気に満ち溢れた日ほど、
つい、タスクリストを書きすぎてしまいます。汗）
■このように
「タスクが片付かない」
という現象が起こってしまう理由は、
様々あるのでしょう。
よくあるケースで言えば、
・予想もしなかった、緊急な仕事がやってくる
・急なトラブル（クレームとか９に巻き込まれる
・いつものごとく、上司が部下の仕事の相談で
作業が中断される
・急にお腹が痛くなる
、、、
などでしょうか。
意識していなかった外からの”刺激”により、
「対応をせざるを得なくなる」という事は、
人と人の間で働いている以上、
やむを得ないことなのかもしれません。
■しかしながら、できるだけ時間は
自らでコントロールしていきたいもの。
その時に、タスクで溢れ、
先延ばし、先延ばしならないようにしたいものです。
そうするために、
”認識しておくべきマインドセット”
がある、というのです。
そのマインドセットが、
【「作業時間」は「所要時間」と違う】
という話なのです。
、、、いやいや、当たり前じゃん。
と思われる方も、
いらっしゃるかもしれません。
しかし、皆様は上記のこと、
普段からどの程度、意識されていますでしょうか。
私は恥ずかしながらこの話を聞いた時、
「あー、結構、”作業時間＝所要時間”と
安易に考えてしまってること、あるわー（汗）」
と、ギクリとしたのでした。
■よくよく考えてみれば、
何か1つの仕事をするにしても。
それが、何の障害もなく、
”作業だけ”で完結することは、
まずありません。
例えば、
「研修日程を講師と調整する」
というようなとき。
”日程を調整する”、ということにまつわる、
「作業」は、メール送ったり電話をしたりするだけかもしれない。
ある意味、１５分位で終わる「作業時間」でしょう。
しかし、
・その間に返信をまったり、
・再度、調整をし直したり、
・タスクリストから消えず、気にかかっていたり、
などを考えると、実際は、
１５分で済むはずもなく、
そのタスクが終わるまでに実質”２日”かかる、
なんてことも、ざらにあるわけです。
頭のCPUを奪われている事も考えると、
その損失は、１５分などで済むはずもありません。
■それを、安易に
「これくらいの作業時間でいけるだろう」
などと、思ってしまい、
計画をたてると、当然ながら、
タスクはパンクするし、
計画もその通り進むはずもない。
だからこそ、
【「作業時間」と「所要時間」は別物である】
ことを、改めて重々、認識しておく必要ある、
などと改めて思ったのです。
＊
繰り返しますが、別に悪い、とかではなく、
先述したように、
”人は、自分の能力を高く見積りがち”
という心理学的な傾向があります。
だからこそ、
・安易な時間の見積、
・安易な計画、
・安易な仕事の引き受け
などは注意すべきだし
いずれも事実をきちんと把握し、
きちんと計画をねらねば、
結局、最終的に痛い思いをするのは自分と、
関わっている利害関係者です。
多くの人が引っかかる罠だからこそ、
一見当たり前の、
【「作業時間」と「所要時間」は別物である】
ことを、明文化して、
普段から気をつけることが大切なのであろう、
そんなことを思った次第です。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
本日も、皆様にとって素晴らしい一日となりますように。
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【本日の名言】
私は現実をしっかりと見据えた
理想主義者でありたい。
ロバート・ケネディ
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＜編集後記＞
とはいっても色々負荷をかけて詰め込むと、
やれることが増える、ということもあるよな、
と思う自分もいます。
ただ、その状態を続けると、
ある瞬間、ガス欠になるので、注意が必要です。
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* 紀藤 康行*
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