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＜本日のお話＞ 平成３０年４月３日 (第1509号）
外資系コンサルが語る、”パソコンの汚部屋化”を防ぐ方法
フランクリン・コヴィー・ジャパン紀藤
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★紀藤康行プロフィール
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（本日のお話 2045文字／読了時間2分）
■おはようございます。紀藤です。
昨日は、部屋の片付け、机の整理、
そして読書など。
『八甲田山死の彷徨』（著：新田次郎）
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を読みましたが、描写がすごい。
そして冬の自然の恐ろしさ、
一つの油断、安易な判断がどういう結果になるかという
リーダーの命がかかるほどの責任を、深く感じた次第。
＊
また、整理と言えば、
おとといの話ですが外資系コンサルで働いており、
物事の分析、整理が著しく上手な友人より、
アドバイスをもらいながら、
「パソコン内の整理術」
について、教えてもらっていました。
＊
大変参考になったので、
皆様にぜひ、ご共有させて頂きたいと思います。
こうすると、
「パソコンのストレージ（フォルダがまとめてあるところ）」
が綺麗になりますよ、という話です。
タイトルは、
【外資系コンサルが語る、”パソコンの汚部屋化”を防ぐ方法】。
それでは、どうぞ。
■皆様は、「パソコン」の中を、
常に綺麗にしていますか？
ここでいうパソコンとは、
・DropBox
・パソコンのCドライブ
・Googleドライブ
などの皆様が、
仕事のデータを保存している場所（＝ストレージ）
のことです。
＊
私はお恥ずかしながら、
先日友人に「パソコンのストレージ」を、
ふと見せたときに、
「いや、結構ひどいね（苦笑）」
と、整理されていないことに指摘を受け、
そして、その場で「パソコン整理の工夫」を
教えてもらったのでした。
そして、それがとても役に立つな、
と思ったのです。
■ちなみに、最初にそもそもの質問ですが、
『パソコン整理（ストレージ整理）で得られるメリットとは何ですか？』
と問われたら、何と答えますでしょうか。
恐らくその一番の理由は、
間違いなく、
『生産性の向上』
でしょう。
しかし、ことパソコン内というのは、
人からは見えないし、指摘されることもない。
また人のパソコン内は、
”ブラックボックス”だから、
工夫している人のやり方も見えない。
だから、
イケてる人はイケてるままで、
イケてない人は、ずっとイケてないまま。
差は開く一方。
＊
しかし、パソコンを整理することができれば、
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１，ファイルを探す時間を極小化できる
（ファイルを探す時間は、年間数十時間と言われています）
２，頭の構造と、パソコンの構造を一致させることで、
ストレスがなくなる
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というメリットがあるため、
ぜひ、習慣として身につけていきたいところ。
■では、具体的に、
どうすれば、パソコンを整理できるのでしょうか？
具体的に、どのような行動なのでしょうか？
それについて、外資系のコンサルで働く、
ものすごい整理上手な友人は、
「彼のやり方」についてこのように話をしてくれました。
流れは、以下のようになります。
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【”パソコンの汚部屋化”を防ぐ方法 ～整理編～】
STEP１，半年に一回は、パソコンのフォルダを見直す（クラウドなど）
STEP２，よく使うフォルダの優先順位を付ける
STEP３，優先順位に毎に、「ナンバー分け」をする。
―「１０：お客様情報、２０：企画書、３０：総務関連、、、、」
というように２桁毎の番号を付けると便利
― ※２桁にする理由は、関連するフォルダが増えたときのバッファ
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とのこと。
要は、溜まってきたら見直しましょう。
そして、優先順位順に並べましょう。
数字を付けて、管理しやすくしましょう。
というシンプルな話ですね。
これを定期的に行い、
「頭の思考方法」と「パソコンの中身」
を一致させるのです。
■加えて、「日常の保存方法」については、
こんなポリシーを持つとよい、とのことでした。
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【”パソコンの汚部屋化”を防ぐ方法 ～日常の心がけ編～】
＜日常の心がけ １＞
『パソコンを彼女（彼氏）を呼べる「綺麗な部屋」にしておく』
◯例えば、パソコンを他人（お客様、上司）など見せるとき
整理されているかどうかは、ものすごく見られている。
そして「整理ができていない」と、
「思考も整理できていないのだろう」とレッテルを貼られがち。
自分の評価のためにも、いつ何時でも、
「彼女（彼氏）を招いても大丈夫な部屋」のごとく
意識して整理することが大事。
（例／・プライベートなフォルダ、ショートカットは隠しておく。
・お客様のフォルダには「◯◯様」と付ける、など）
＜日常の心がけ ２＞
『「一発で思い出せるネーミング」が命』
◯ 人は「いつ頃」「どんな話を」「どこで」「誰と」したか
ということに紐づけて記憶するものである。
なので、フォルダの名前は「日付、タイトル、参加者、場所」
などパッと見て思い出せるものにすること。
「このフォルダ、なんだっけ、、、」と開いて、確認する時間が無駄である。
（例／180401 働き方改革に関するミーティング＠飯田橋オフィス（参加：紀藤、野口））
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だそうです。
ちなみに、あんまり使わないフォルダを
一生懸命整理しても時間の無駄なので、
あくまでもよく使う項目を中心にやることが
重要であるそうです。
■私も実際やってみましたが、
なんだか綺麗になると、頭もスッキリした気がします。
ちょうど、４月１週目。
年度の切り替え時期です。
色んなことを心機一転、
綺麗に切り替えていきたい、
という方は、是非試してみてくださいませ。
ご参考になれば。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
今日も皆様にとって素晴らしい１日になりますように。
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【本日の名言】
私は機会の到来に備えて学び、
いつでも仕事にかかれる態勢を整えている。
エイブラハム・リンカーン
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＜編集後記＞
人のパソコン内って、気になりますよね。
つい、部屋の中を除くみたいに、つい見てしまいたくなります。
そして、それはきっと自分も
そう見られているのでしょう（汗）
綺麗にしておかないとですね。
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* 紀藤 康行*
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